جاري تحميل ... مجتمع بوست

إعلان الرئيسية

أخبار عاجلة

مال وأعمال

التقييم والجرد السنوي.. طريقك لمعرفة نقاط "القوة والضعف"

التقييم والجرد السنوي.. طريقك لمعرفة نقاط "القوة والضعف"

التقييم والجرد السنوي.. طريقك لمعرفة نقاط "القوة والضعف"




 عمليات الجرد تشبه "نقاط التفتيش" المنتشرة على طول الطريق للتأكد 
من أن المشروع في مساره الصحيح

تبرز الحاجة إلى إجراء عمليات تقييم دورية لأي مشروع من أجل ضمان نجاحهه، وبهدف التأكد من أن العمل في المشروع يتم إنجازه كما هو مخطط له. وحتى لو تم جمع بيانات عن التكاليف، والجداول الزمنية، والعمل الذي تم إنجازه، فإنه يجب التخطيط للقيام بمراجعات محددة، من أجل الرجوع إليها عند الحاجة، وإلقاء نظرة شاملة وفاحصة على المشروع، للتأكد من أن كل شيء يسير وفق ما هو مطلوب تماماً.
ومن بين أسباب تعثر بعض المشاريع، عدم الدراية الكافية من جانب القائمين عليها بماهية عمليات التقييم والجرد السنوية، وماذا تعني، ومدى أهميتها لمعرفة نقاط "القوة والضعف" في المشروعات، والأكثر أهمية عدم معرفتهم بكيفية إجراء ذلك عملياً.
وقد ترتب على ذلك تعدد أدلة العمل اللازمة لإجراء التقييم، فأصبح لكل نوع من أنواع المشروعات أدلتها الخاصة والأسس العملية التي تقوم عليها، لذلك سنركز في مجال تعريف "تقييم المشروعات" على الأسس المشتركة من الناحية النظرية، مع عرض بعض الأساليب العملية في التقييم، وسنسعى إلى محاولة سد الفجوة بين النظرية والتطبيق في هذا الصدد، والموازنة بين الأجزاء التي تتعلق بكيفية عمل التقييم تطبيقياً، والأجزاء التي تبين الأسس العلمية، أي التي توضح لماذا نفعل ذلك.
"نقاط تفتيش" على الطريق
إن المشروع بمثابة "رحلة" على طريق النجاح أو الفشل، كما أن الخطط التفصيلية للمشاريع، أي هيكلية تجزئة العمل، والجداول الزمنية، وتقارير الكلفة، هي بمثابة "خارطة طريق" تساعد أعضاء الفريق على قياس وتحديد موقعهم على وجه الدقة. أما عمليات المراجعة والجرد السنوية فهي تشبه "نقاط التفتيش" المنتشرة على طول الطريق، للتأكد من أن المشروع يسير في مساره الصحيح. فإذا ما انحرف المشروع عن مساره الصحيح، فسرعان ما تعمل عملية المراجعة على تحديد الانحراف، وتساعد على إجراء التعديل المناسب.

التقييم يقدم "التغذية الراجعة" التي تساعد رواد الأعمال على مواصلة التركيز على أهداف المشاريع

وعلى الرغم من أن التقييم يعني أشياء مختلفة لدى الأفراد، وفقاً لاحتياجاتهم وتقديراتهم لدور التقييم في نجاح المشروعات، إلا أن هناك حدوداً مشتركة للمفاهيم النظرية للتقييم، والأسس العملية لذلك، ويرجح تعدد النظريات والنماذج والممارسات إلى أن دراسة التقييم تعد مجالاً جديداً.
ولا جدال أن عمليات مراجعة المشروع تساعد في تحفيز أعضاء الفريق، والعملاء معاً. فعمليات التقييم تقدم "التغذية الراجعة" التي تساعد رواد الأعمال أو العاملين على مواصلة التركيز على أهداف المشروع. فالناس يعملون بشكل أفضل عندما يعرفون أنهم يتقدمون باتجاه هدف ما، وتعمل هذه "التغذية الراجعة" على مساعدتهم على البقاء ملتزمين ومتحفزين.
وتُجرى عمليات تقييم عمل المشروع باستخدام أربع محددات أساسية، هي: المراجعات المستمرة، والفحوصات الدورية، وتقييمات الأحداث المهمة، والتدقيق الختامي للمشروع.
ويجب، وفق المحدد الأول "المراجعات المستمرة"، أن يتم مراجعة العمل في المشروع بشكل مستمر من قبل أعضاء فريق المشروع، كجزء من برنامج "تأكيد الجودة" المستمر"، فمسؤولية الجودة تقع على عاتق العاملين. ولذلك، فإن من الواجب عليهم أن يشعروا بالالتزام بإنجاز العمل بجودة عالية، حتى لو لم يكن هناك من سيقوم بعملية الفحص.
وينبغي أن تضمن المراجعة المستمرة تطبيق المعايير المتضمنة في وثيقة مجال المشروع في كل خطوات العمل، خاصة أنها تشتمل على تعليمات السلامة، وقضايا الأمان، ومتطلبات الترخيص، واعتبارات البيئة، والمتطلبات القانونية، وخلافه. كما يجب أن تضمن المراجعة أن الأموال يتم استغلالها وفقا لمبادئ موضوعة، وأن بيانات المشروع الأخرى، مثل بيانات الجداول الزمنية، يتم إعداد التقارير الخاصة بها بشكل صحيح.

     إذا ما انحرف المشروع عن مساره فسرعان ما يعمل التقييم على تحديد الانحراف.. ويساعد على إجراء التعديل المناسب

ووفق الفحوصات الدورية، يجب على كل من قادة فريق العمل، أو مشرفي الوحدات الوظيفية، أو مفتش الجودة، أن يقوموا بمراجعة عمل الفريق، دوريا، للتأكد من تحقيق أهداف المشروع. ويمكن أن تتم هذه المراجعة يوميا، أو أسبوعيا، أو شهريا، طبقا لاحتياجات المشروع. ولأنه من غير العملي وغير المعقول أن يتم فحص كل جزء من العمل الذي تم إنتاجه، فإنه يجب تحديد ما الذي سيتم فحصه، وعدد مرات الفحص.
وحسب المحدد الثالث، هنالك تقييمات للمشروع إضافية يجب أن يتم القيام بها عند الوصول إلى أحداث مهمة، مثل اختتام كل مرحلة رئيسية من مراحل المشروع. ويتم استخدام هذا التقييم، عادة، من أجل المصادقة رسميا على أن كل  العمل المقرر إنجازه وفق الجدول عند تلك المرحلة من المشروع، قد تم استكماله طبقا للمواصفات المحددة سلفاً.
أما من خلال "التدقيق الختامي للمشروع"، فيجب القيام بعملية تدقيق نهائي عند اختتام السنة المالية، بهدف التأكد من أن كل شيء قد اكتمل. ويقدم هذا التدقيق معلومات يمكن استخدامها لتحسين العمل، وهو أيضا مناسبة لجمع الدروس المتعلمة خلال فترة إنجاز المشروع، وتوثيق هذه الدروس: ما الأمور التي قمنا بها بشكل صحيح؟ ما الذي يمكن تحسينه؟ ما الذي يمكن تعلمه من هذا المشروع للمساعدة في المشاريع المقبلة؟
بين الواقع والمأمول
إن كل أداة من أدوات تقييم المشروع المذكورة آنفا، يجب أن تأخذ في الحسبان عدة اعتبارات، يأتي في صدارتها السعي إلى تجويد مُخرجات العمل، إذ يفترض في كل عملية تقييم أن تعمل على مراجعة ما تم إنجازه فعلياً، بهدف التأكد من أنه قد أُنجز طبقا للمواصفات. كذلك، يجب أن تحدد عملية التدقيق ما إذا كان قد تم الحفاظ على الجودة بشكلها المناسب، أو أنها قد حدثت بشأنها تسوية ما لكي تتحقق أهداف الجدول الزمني والكلفة.
كما أن أعضاء فريق المشروع يحتاجون دائما إلى القيام بعملية تقييم دورية لأنفسهم، للتأكد مما إذا كانوا ينفذون ما هو موكول إليهم من مهام بأقصى ما يستطيعون من الجودة. ويمكن القيام بعملية "تدقيق أداء الفريق" من خلال المقارنة مع أداء الفريق نفسه خلال فترة ماضية.
وفي هذا السياق، يؤخذ في الاعتبار أن التقييم هو عملية علمية ومنظمة، ويتضمن تجميع للأدلة، وإجراء مقارنات، وقياس للأشياء في مقابل معايير، أي أنها تعني أن شخصاً ما، مخول بإصدار أحكام حول قيمة وأهمية أداء المشروع بكل أبعاده، لذلك فإن محصلة التقييم يجب أن تكون قابلة للقياس وليست مجرد "آراء وصفية".
وفي التحليل الأخير، فإن عمليات التقييم، أو "جردة الحساب" السنوية، تنصب على بيان أسباب الفجوة ما بين ما تم تنفيذه، وما كان مخططاً له من أداء وإنجازات، أي على معرفة البون بين الواقع والمأمول، من أجل إجراء أي تعديلات أو تحسينات من شأنها العمل على إنجاح المشروع في نهاية المطاف.  

الوسوم:

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

إتصل بنا

نموذج الاتصال

الاسم

بريد إلكتروني *

رسالة *